Політика конфіденційності

Вступ

Ця політика пояснює, які персональні дані про вас ми збираємо, навіщо, на якій підставі, кому передаємо, скільки зберігаємо і як ви можете цим керувати. Вона діє для Замовників, яким Виконавець надає доступ до сервісу Keelvy за Публічним договором-офертою, і для відвідувачів сайту keelvy.com, які звертаються до нас з України. Політика є невід’ємною частиною договору (пункт 1.5 оферти) і складена відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» (далі — «Закон»).

Терміни «Виконавець», «Замовник», «Сервіс», «Робочий простір» і «Тариф» мають те саме значення, що й в оферті. Слово «ми» означає Виконавця, слово «ви» — Замовника або іншу особу, чиї дані ми обробляємо.

1. Коротко

1.1. Ми збираємо про вас якомога менше. У Робочий простір ми не заходимо без вашого дозволу: служба підтримки отримує доступ лише тоді, коли ви самі його надали, на певний строк і в певному обсязі. Паролів ми не зберігаємо.

1.2. Ми не продаємо ваших даних, не використовуємо їх, щоб будувати функції для інших замовників, і не навчаємо на них моделі. Нижче немає пункту, який тихо дозволяє нам почати.

1.3. Далі те саме розказано докладно — так, як цього потребує особа, що відповідає за захист даних.

2. Хто відповідає за дані

2.1. Володілець персональних даних — фізична особа — підприємець Бурзі Андрій Олександрович (ФОП Бурзі А. О.), запис про державну реєстрацію № 24990000000040408 від 29.03.2012, РНОКПП 3266211351, електронна пошта legal@keelvy.com. Це той самий Виконавець, що названий в оферті.

2.2. Розпорядник. Програму, на якій працює Сервіс, і серверну частину, де зберігаються дані, обслуговує компанія Baleanza LLC (США, 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801). Вона є розпорядником персональних даних Виконавця за договором «Договір доручення на обробку персональних даних між ФОП Бурзі А. О. та Baleanza LLC»: обробляє дані лише за дорученням Виконавця й для надання Сервісу. Інші підпорядковані обробники — у розділі 8.

2.3. Два різні випадки. Усе, що ви внесли до Робочого простору (товари, фотографії, ціни, клієнтів, замовлення, документи), — це дані Замовника. Персональні дані ваших клієнтів, постачальників і працівників у цьому обсязі обробляєте ви як володілець, а ми — як ваш розпорядник (розділ 5). Дані про вас самого як нашого замовника — обліковий запис, оплата, листування з підтримкою, користування продуктом — ми обробляємо як володілець. Кожен розділ нижче каже, про який випадок ідеться.

2.4. З питань захисту даних пишіть на privacy@keelvy.com: лист потрапляє до людини.

3. Які дані про вас ми збираємо

3.1. Як володілець ми обробляємо небагато:

— Облікові дані: ваше ім’я, робоча електронна пошта і Робочий простір, до якого ви належите. Вхід працює через постачальника входу, тому пароля для вас у нас немає.

— Дані про оплату: який Тариф ви обрали, скільки і коли заплатили, країна, за якою ми визначаємо податок, рахунки й акти. Для платника за Рахунком — також його назва або ім’я, податковий номер, адреса, електронна пошта, представник і ідентифікатор в сервісі електронного документообігу «Вчасно». Номери карток надходять до еквайра — monobank — і до нас не потрапляють.

— Користування продуктом: які екрани відкривають і які дії виконують, щоб ми знаходили, що працює повільно або ламається. Вміст вашого каталогу сюди не входить.

— Листування з підтримкою: що ви написали і що ми відповіли.

— Технічні журнали: IP-адреса, браузер і час звернення; зберігаються недовго, для безпеки й виправлення помилок.

— Відвідування цього сайту, коли на ньому працюють вимірювальні теги: пристрій і браузер, переглянуті сторінки, сайт чи кампанія, з яких ви прийшли, приблизне місце за мережевою адресою та ідентифікатори з cookie. Докладніше — у розділі 13.

4. Для чого і на якій підставі

4.1. Ми обробляємо дані лише для визначених цілей і лише в обсязі, потрібному для кожної з них (стаття 6 Закону). Підстави беремо зі статті 11 Закону:

— Обліковий запис і підписка — укладення і виконання договору, стороною якого ви є. Без цих даних ми не можемо надати Сервіс.

— Користування продуктом, технічні журнали, звіти про помилки — наш законний інтерес мати Сервіс, що працює і є безпечним. Ми беремо тільки те, що для цього потрібно.

— Вимірювальні теги на цьому сайті — ваша згода. Без неї вони не запускаються; відмова в налаштуваннях cookie остаточна.

— Облікові документи, які ми мусимо зберігати (рахунки, акти, платіжні записи) — виконання обов’язку, встановленого законом.

— Усе інше — розповідь про ваш бізнес як приклад, згадка вашої назви, маркетинговий лист понад те, що потрібно для підписки — ваша згода. Ви можете відкликати її будь-коли; на роботу Сервісу це не вплине.

4.2. Те, що викладено вище, стосується вас як замовника. Якщо ви ще не були нашим замовником, дивіться розділ 7.

4.3. Якщо ви володілець даних у своєму Робочому просторі, підставу для їхньої обробки визначаєте ви. Ми допомагаємо вам виконувати запити, які з неї випливають.

5. Дані у вашому Робочому просторі

5.1. Каталог, фотографії, ціни, рецептури, клієнти, замовлення і документи належать вам. Ми зберігаємо їх, щоб Сервіс працював.

5.2. Частина цих даних — персональні дані інших людей: контакти покупця, представник постачальника, ваш працівник у табелі. Для них володілець — ви: ви вирішуєте, що збирати, і відповідаєте перед цими людьми. Ми обробляємо такі дані лише для надання Сервісу, лише за вашими документально оформленими вказівками й ні для чого власного їх не використовуємо.

5.3. Що саме ми зобов’язуємося робити (розпорядник, пункт 9.2 оферти). Ми:

— обробляємо дані лише за вашими вказівками й повідомляємо вас, якщо вважаємо, що вказівка суперечить закону про захист даних;

— зберігаємо їх конфіденційно й вимагаємо того самого від кожного, хто має до них доступ;

— застосовуємо технічні й організаційні заходи захисту, описані на сторінці безпеки: шифрування під час передавання й зберігання, відсутність збережених паролів, перевірку прав там, де читаються дані;

— залучаємо підпорядкованих обробників лише з переліку на сторінці субпідрядників; про нового повідомляємо заздалегідь і даємо змогу заперечити;

— допомагаємо вам відповідати на запити людей, чиї це дані, і з оцінкою впливу на захист даних, коли її вимагає закон;

— повідомляємо про витік персональних даних без зайвого зволікання й не пізніше ніж за 72 години після того, як дізналися про нього;

— видаляємо або повертаємо дані, коли наша домовленість закінчується (розділ 10), і підтверджуємо це;

— надаємо все, що потрібно, щоб ви могли підтвердити дотримання вимог, і допускаємо перевірку за розумним попередженням.

5.4. У Робочий простір ніхто з нас не заходить без вашого дозволу. Коли підтримці треба щось подивитися, ви надаєте доступ: одній названій особі, до одного Робочого простору, з указаною причиною і строком не довше семи днів. Строк контролює сама база даних. Доступ не видаляється, а лише скасовується, і запис про нього видно в журналі змін усередині вашого Робочого простору, тож відповідь на питання «хто й коли читав мої дані» ви можете перевірити самі.

5.5. Помічник на основі ШІ вимкнений, доки ви не ввімкнете його для Робочого простору. Коли ви ним користуєтеся, текст вашого запиту й записи, потрібні для відповіді, надсилаються постачальнику моделі лише для цього запиту. Вони не використовуються для навчання моделей постачальника, і ми не зберігаємо їх довше, ніж запис у журналі змін. Помічник діє в межах прав того, хто видав його ключ, а кожну його зміну записано на ім’я цієї особи з попереднім значенням. Автоматичних рішень із правовими наслідками щодо вас ми не ухвалюємо і профілів не складаємо.

6. Якщо ви замовляли в магазині, який працює на Keelvy

6.1. Ви могли потрапити сюди після покупки в магазині, що працює на Keelvy: сторінка замовлення розташована на keelvy.app, тому ви побачили нашу назву.

6.2. Ім’я, адреса, телефон і замовлення, які ви вказали, належать цьому магазину, а не нам. Саме він вирішує, що збирати, навіщо, як довго зберігати і кому показувати. Ми лише зберігаємо ці дані за його вказівкою, в його окремій частині системи. Ми не користуємося ними, не надсилаємо вам реклами й нікому не передаємо.

6.3. Тому запити щодо цих даних — копію, виправлення, видалення — адресуйте магазину, у якого ви купували: відповідати зобов’язаний він. Якщо вам не вдається з ним зв’язатися, напишіть на privacy@keelvy.com, і ми вкажемо, куди звернутися, але відповісти замість магазину не можемо.

7. Якщо ви пишете нам, ще не будучи замовником

7.1. На цьому сайті до нас ведуть три форми: повідомлення, заявка до партнерської програми і підписка на новини продукту. Те, що ви в них вписуєте, ми зберігаємо, незалежно від того, чи щось із цього вийде. У всіх цих випадках ми — володілець.

7.2. Що і на якій підставі:

— Повідомлення або партнерська заявка: ваше ім’я, робоча пошта, компанія, сайт і текст. Ми використовуємо їх, щоб відповісти вам і розглянути заявку, — це наш законний інтерес відповісти тому, хто нам написав.

— Підписка на новини продукту: ваша пошта, а також факт і дата підписки. Підстава — ваша згода. Кожен лист містить посилання «Відписатися», і одного натискання досить, щоб усе припинити.

— Новини про Keelvy без підписки: якщо ви зверталися щодо купівлі Keelvy, ми можемо пізніше написати вам про Keelvy — про наш власний продукт і ні про що інше, і ніколи від імені когось іншого. Ви можете відмовитися в момент звернення і зупинити це за посиланням у будь-якому листі. Ми не продаємо ваших даних і не передаємо їх нікому для його власного маркетингу.

— Усе це лежить у нашій CRM — HubSpot, на серверах в Європейському Союзі. Повідомлення чи заявка зберігаються два роки від вашого останнього контакту з нами, список новин — доки ви з нього не вийдете.

8. Хто ще має доступ до даних

8.1. Ми залучаємо якомога менше сторонніх виконавців, і кожного пов’язує договір, що зобов’язує його дотримуватися цієї політики. Нижче — категорії; поточного постачальника в кожній, які дані він отримує і дату останньої зміни переліку наведено на сторінці субпідрядників. Там можна й підписатися, щоб дізнаватися про зміни заздалегідь. Якщо ми ще не підтвердили регіон постачальника, на сторінці так і написано, а відповідь ми дамо на ваш запит.

8.2. Про нового постачальника, який почне обробляти ваші дані, ми повідомляємо за десять днів. Якщо ви маєте обґрунтовані заперечення і ми не домовилися про альтернативу, ви можете припинити підписку без штрафу, а ми повернемо плату за невикористану частину. Заміна постачальника в межах переліченої категорії нашої домовленості не змінює; нова категорія — змінює.

8.3. Категорії:

— хостинг і база даних в Європейському Союзі;

— постачальник входу в обліковий запис;

— monobank (АТ «УНІВЕРСАЛ БАНК») — приймає оплату карткою в гривнях; ви вводите дані картки на сторінці банку;

— «Вчасно» — сервіс електронного документообігу, через який ми надсилаємо Рахунки й Акти платникам за Рахунком;

— надсилання електронних листів, які створює сам Сервіс;

— відстеження помилок і швидкодії, налаштоване так, щоб не захоплювати вміст каталогу;

— постачальники ШІ — лише для того, що ви самі доручили зробити ШІ-функції; ми вимагаємо від них не зберігати ваші дані й не навчати на них моделі;

— лише на цьому сайті, коли ви дозволили і теги ввімкнено: Google (Google Analytics 4), Meta (Meta Pixel) і LinkedIn (LinkedIn Insight Tag). Вони отримують дані про відвідування для вимірювання й реклами наших продуктів на їхніх платформах; у застосунку вони не працюють і нічого з Робочого простору не отримують;

— названо, хоча сьогодні постачальника немає, щоб ви бачили, що ми нічого не приховали: доставка вмісту, аналітика продукту, запис сеансів.

Сторінка субпідрядників

9. Де зберігаються дані і передавання за кордон

9.1. Застосунок і база даних працюють у Європейському Союзі, у Гельсінкі (Фінляндія). Резервні копії зберігаються окремо від робочої бази, під власними ключами, у сховищі, де їх не може видалити ні ми, ні будь-хто інший до кінця строку зберігання. Де саме — скажемо на запит; сторінка субпідрядників перелічує всіх постачальників і прямо вказує, у яких регіонах ми ще уточнюємо місце.

9.2. Отже, ваші дані зберігаються й обробляються за межами України, а доступ до них має й Baleanza LLC, зареєстрована в США. Таке передавання ми здійснюємо за статтею 29 Закону. Держави Європейського економічного простору, до якого належить Фінляндія, закон відносить до тих, що забезпечують належний захист даних. Для доступу з США ми спираємося на вашу згоду, яку ви надаєте, приймаючи оферту й цю політику, і на потребу виконати договір, стороною якого ви є.

9.3. Якщо обробник працює поза межами ЄС, передавання відбувається на основі стандартних договірних положень Європейської комісії і оцінки передавання; обидва документи ми надамо на запит.

10. Скільки ми зберігаємо дані

10.1. Поки ваш Робочий простір відкритий, ми зберігаємо те, що ви до нього внесли, — у цьому й полягає Сервіс. Вікно журналу змін на вашому Тарифі визначає, як далеко назад історія «хто що змінив» лишається в миттєвому пошуку; далі вона архівується, але не видаляється. Замовлення, виробничі замовлення, доставки, документи й рухи складу зберігаються повністю, доки існує Робочий простір, — на найдешевшому Тарифі так само, як і на найдорожчому.

10.2. Після припинення доступу ви можете вивантажити дані протягом 30 (тридцяти) днів — це строк із пункту 9.4 оферти. На 15-й день ми надсилаємо нагадування, а на 30-й день Робочий простір закривається й видаляється разом з файлами, зокрема з резервних копій, у міру закінчення строку їх зберігання.

10.3. Усе, що ви внесли до Робочого простору, видаляється разом із Робочим простором на 30-й день, як сказано в пункті 10.2: Виконавець не залишає собі записів із вашого Робочого простору. Окремо, у власному обліку, Виконавець зберігає лише документи про ваші розрахунки з ним, бо закон не дозволяє їх видалити раніше (пункт 10.4).

10.4. Строки, які визначає закон, і підстава кожного:

— Рахунки, акти, платіжні й інші первинні документи Виконавця про розрахунки з вами — 1095 днів (три роки) від дня подання податкової звітності, для якої їх використано (пункт 44.3 статті 44 Податкового кодексу України; для фізичної особи — підприємця строк три роки), і в будь-якому разі не менше трьох років (частина третя статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Раніше їх за запитом не видаляють.

— Технічні журнали — 30 днів. Це наш власний строк, закон його не встановлює.

— Листування з підтримкою — два роки. Це також наш власний строк.

10.5. Повідомлення, партнерська заявка та інше, що надіслано формою на сайті, зберігаються два роки від вашого останнього контакту з нами. Список новин — доки ви з нього не вийдете.

11. Ваші права

11.1. Стаття 8 Закону дає вам такі права, і ми дотримуємося їх незалежно від того, де ви перебуваєте. Ви можете:

— знати, звідки ми взяли ваші дані, де вони зберігаються і навіщо ми їх обробляємо;

— отримати інформацію про те, на яких умовах хтось третій може їх отримати, і про самих третіх осіб, яким їх передано;

— мати доступ до своїх даних: отримати їх копію, зокрема у зручному для перенесення вигляді;

— вимагати виправлення неточних даних і зміни чи знищення даних, які обробляються незаконно або вже не потрібні;

— заперечити проти обробки, якщо вона ґрунтується на нашому законному інтересі, і відкликати згоду, яку ви дали;

— застерегти під час надання згоди, що ви обмежуєте обробку;

— знати, як працює автоматична обробка, і не бути предметом автоматичного рішення, що має для вас правові наслідки;

— звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

11.2. Дані з Робочого простору просити не потрібно: ви самі можете вивантажувати їх за розділами будь-коли або запросити повний архів — товари, медіа, клієнтів, рецептури, замовлення, закупівлі, документи й брендинг; усе, що до архіву не потрапило, позначено письмово, щоб ви прочитали це до того, як підете, а не після.

11.3. Одне обмеження скажемо прямо: вилучити з Робочого простору одну названу особу окремо від закриття всього Робочого простору система сьогодні не вміє. Якщо вам це потрібно, повідомте нас, і ми зробимо це разом із вами вручну.

11.4. Щоб скористатися правами, напишіть на privacy@keelvy.com. Ми відповімо протягом 30 календарних днів, найчастіше значно швидше, і безкоштовно.

11.5. Якщо ваші клієнти чи працівники звертаються до вас щодо своїх даних, ми допоможемо вам відповісти: знайти записи, вивантажити, виправити або видалити. Відповідати замість вас ми не будемо: це ваш клієнт і ваші стосунки.

12. Як ми захищаємо дані і що робимо, якщо щось пішло не так

12.1. Дані шифруються під час передавання й зберігання. Паролі не зберігаються. Права перевіряються там, де читаються дані, а не в інтерфейсі. Журнал фіксує кожну зміну. Докладно про хостинг, шифрування, вхід, права, резервні копії та надання доступу підтримці — на сторінці безпеки.

12.2. Якщо персональні дані у вашому Робочому просторі потрапили до чужих рук, ми повідомимо вас без зайвого зволікання і не пізніше ніж за 72 години після того, як дізналися: що сталося, що зачеплено і що ми робимо. Повідомляти постраждалих людей мусите ви як володілець; усе, що для цього потрібно, ми вам надамо.

12.3. Якщо ви помітили щось підозріле, напишіть у підтримку, і лист того ж дня дійде до тих, хто може допомогти.

13. Cookie

13.1. Застосунку потрібно кілька cookie, щоб ви лишалися в системі й щоб запам’ятовувати налаштування екранів.

13.2. На цьому сайті вимірювальні теги, які оцінюють відвідування і результати реклами, працюють лише після вашої згоди. Якщо ви відмовилися, вони не запускаються; не запускаються вони й тоді, коли ваш браузер надсилає сигнал Global Privacy Control.

13.3. Усі cookie, їхнє призначення і строк дії перелічено на сторінці про cookie.

Політика щодо cookie

14. Діти

14.1. Сервіс призначений для бізнесу, а не для дітей. Ми свідомо не збираємо даних про осіб, молодших за 16 років. Якщо ви вважаєте, що такі дані в нас є, напишіть на privacy@keelvy.com, і ми їх видалимо.

15. Зміни до політики

15.1. Ми оновлюємо політику, коли змінюється те, що ми робимо. Політика входить до договору, тому нову редакцію ми публікуємо з номером і датою набрання чинності й повідомляємо вас електронною поштою не пізніше ніж за 30 календарних днів до цієї дати, пояснивши, що змінилося (пункт 12.2 оферти). Попередні редакції надаємо на запит.

16. Контакти і скарги

16.1. Виконавець: ФОП Бурзі Андрій Олександрович, legal@keelvy.com. Запити щодо персональних даних: privacy@keelvy.com.

16.2. Якщо ми не вирішили вашого питання, ви можете поскаржитися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини — органу, який контролює дотримання законодавства про захист персональних даних, або звернутися до суду. Секретаріат Уповноваженого: 01008, м. Київ, вул. Інститутська, 21/8; гаряча лінія 1678 (безкоштовно), з-за кордону +380 44 299 74 08; сайт ombudsman.gov.ua.