Перший тиждень місяця
Бухгалтер керамічної студії працює два дні на тиждень, і перший тиждень місяця забирає обидва. Shopify виплачував гроші в чотири різні дні, щоразу за вирахуванням комісії, а в одній виплаті ще й повернення. Faire оплатив три оптові замовлення одним переказом. Дві бутик-крамниці з оплатою за 30 днів ще не заплатили взагалі, і одна з них каже, що рахунка не отримувала.
Далі — собівартість. У жовтні студія купила глину, матеріали для глазурі й подарункові коробки, частину з доставкою окремим рахунком. Щоб знати маржу на кружці «Овес», комусь треба знати, що пішло в кружки, зроблені в жовтні, а це лежить у блокноті керівника виробництва.
Коли цифри нарешті готові, вони вже нікому не потрібні. Власниця вже ухвалила рішення, заради яких їх чекала.
Чому закриття місяця триває три тижні
Бухгалтерська програма рідко буває вузьким місцем. Вузьке місце — усе, що в неї треба вводити руками.
- Рахунки, набрані двічі. Один раз у системі продажів, другий у бухгалтерській, і щоразу є ризик іншого номера.
- Оплати без замовлень. Надходить переказ із призначенням, якого ніхто не впізнає.
- Собівартість із пам’яті. Матеріали, доставка й робота лежать у трьох місцях, а собівартість у обліку торішня.
- Старі місяці, що не стоять на місці. Хтось виправляє серпневе замовлення, і серпневі цифри, які ви вже відправили, перестають бути правдою.
Що змінюється в Keelvy
Документи виходять із продажу
Виставляйте рахунок, накладну чи кредит-ноту просто із замовлення, з нумерацією й оформленням кожної компанії. Надсилайте клієнту чи постачальнику акт звірки з тим, що він винен.
QuickBooks, Xero або Mercury без передрукування
Підключіть бухгалтерську програму, якою користується кожна компанія. Keelvy надсилає в неї кожен рахунок під вашим номером і записує оплату назад, коли рахунок оплачено там.
Хто скільки винен і як давно
Вкажіть для кожного клієнта строк оплати й кредитний ліміт. Бачте, що винні вам клієнти і що ви винні постачальникам, з розбивкою за терміном, а рахунки постачальників вносьте до тих закупівель, яких вони стосуються.
Собівартість, яка справжня
Ціни матеріалів, повна вартість із доставкою, ставки оплати праці й накладні витрати потрапляють у собівартість товару через його склад матеріалів. Відхилення собівартості показує, де фактична вийшла за планову.
Місяць, який лишається закритим
Закривайте місяць для кожної компанії й блокуйте минулі періоди, щоб цифри, які ви вже подали, більше не мінялися. Читайте звіт про прибутки й збитки та плануйте гроші за календарем надходжень і витрат.
Місце для вашого бухгалтера
Запросіть зовнішнього бухгалтера з роллю, яка лише читає цифри й нічого не змінює, і дозвольте йому завантажити рік для декларації. Комісії торговим представникам і маркетплейсам стоять нижче валового прибутку, де їм і місце.
Приклад: закриття жовтня
Керамічна студія з американською компанією веде облік у QuickBooks Online. У жовтні вона виставила 212 рахунків через Shopify, Faire й оптових клієнтів.
- Кожен рахунок потрапляв у QuickBooks у день виставлення, під номером студії. 197 уже позначені в Keelvy як оплачені, бо їх оплатили там.
- Звіт за термінами показує 15 відкритих рахунків на суму $6 840. Два прострочені понад 30 днів; обидва клієнти того ж дня отримують акт звірки.
- Рахунок за доставку глини розподілено на глину. Жовтнева собівартість кружки «Овес» виходить $6,12 проти запланованих $5,80, а відхилення собівартості вказує на глазур.
- Бухгалтер закриває жовтень і блокує його. Тепер правка жовтневого замовлення потребує виправлення в листопаді, а не переписування історії.
Результат. Жовтень закрито 4 листопада. Власниця читає маржу, у якій уже врахована доставка.
Чого Keelvy не робить
- Не подає податкові декларації. Він готує цифри, а подаєте їх ви або ваш бухгалтер.
- Не розраховує податок з продажів для ваших магазинів. Він записує податок, який стягнув кожен канал продажу, тож цифра є, коли вона потрібна.
- Не просить вас залишати QuickBooks, Xero чи Mercury. Якщо ваш бухгалтер працює там, рахунки й оплати потрапляють туди.
