Ви робите свічки, мило, меблі чи посуд. Є замовлення на наступні два тижні, на полиці частина матеріалів, а постачальник воску відвантажує через чотирнадцять днів. Питання, яке не дає спати: що саме замовити сьогодні, щоб у середу наступного тижня було з чого працювати. Над цим питанням і з’явилися програми, які називають MRP та ERP.
Що робить MRP
MRP потрібні три речі. Перша — рецептура, яку у виробництві називають специфікацією, або bill of materials (BOM): що входить в один виріб і скільки. Друга — план: що ви збираєтеся виготовити й коли. Третя — стан запасів: що є на полиці й що вже замовлено, але ще в дорозі. З цього MRP складає просту відповідь: чого не вистачить і до якого дня треба замовити з урахуванням строку поставки.
Розрахунок простий за ідеєю, але виснажливий вручну. Для одного виробу з п’яти матеріалів це ще можна зробити в голові. Для тридцяти виробів, у яких матеріали повторюються, — вже ні.
Що додає ERP
ERP бере MRP як одну зі своїх частин і додає навколо те, що з’єднує виробництво з рештою бізнесу. Замовлення покупців, які створюють потребу у виробництві. Закупівлі в постачальників і прийом товару. Склад із кількома місцями. Собівартість: скільки коштувала партія з урахуванням праці та доставки. Документи й розрахунки з покупцями. Облік працівників і часу. Звіти про прибуток.
Тому MRP і ERP не суперники. ERP зазвичай містить MRP. Різниця в обсязі: MRP відповідає за матеріали, ERP — за те, що відбувається з грошима й замовленнями довкола.
Приклад: виробник свічок у Портленді
Одна партія — 40 свічок. На партію потрібно 8 кг воску, 40 банок, 40 гнотів і 40 етикеток. Частину воску втрачають при розливі, тож закладають 5% запасу: 8,4 кг. Віск коштує 4,50 $ за кілограм, банка — 1,20 $, гніт — 0,15 $, етикетка — 0,10 $. Матеріали на партію: 37,80 $ + 48,00 $ + 6,00 $ + 4,00 $ = 95,80 $. Три години роботи за 22 $ — ще 66 $. Усього 161,80 $, тобто близько 4,05 $ за свічку.
Тепер замовлення: три партії за два тижні. Воску треба 3 × 8,4 = 25,2 кг, а на полиці 12 кг. Бракує 13,2 кг. Постачальник привозить за чотирнадцять днів, тож замовляти треба сьогодні, а не коли віск закінчиться. Це і є робота MRP: не «що є», а «що буде нестача і коли діяти».
Усе, що за межами цього розрахунку, — вже територія ERP: чи оплатив покупець; скільки заплатили за доставку воску й як це змінило ціну свічки; який прибуток за місяць.
Чим вони відрізняються: коротко
- Питання. MRP: що купити й коли? ERP: як іде весь бізнес?
- Дані. MRP потрібні рецептури, план і запаси. ERP потрібні ще замовлення, ціни, документи, люди.
- Хто користується. MRP — той, хто планує виробництво й закупівлі. ERP — власник, менеджер із продажів, комірник, бухгалтер.
- Робота перед стартом. MRP — написати рецептури й ввести залишки. ERP — те саме, плюс клієнти, ціни, постачальники, документи.
- Ціна помилки. У MRP помилка в рецептурі дає хибну потребу. В ERP та сама помилка тягне за собою хибну собівартість і хибні ціни.
Що потрібно малому виробникові
Практичне правило: беріть те, без чого ви зараз робите щось руками й помиляєтеся. Якщо єдиний біль — нестача матеріалів у найгірший момент, вам вистачить MRP. Якщо до цього додаються розбіжності між складом і магазином, неточна собівартість і документи, які хтось ще складає в текстовому редакторі, — вам потрібна ERP.
У невеликому виробництві ці дві речі краще мати в одній програмі. Окремий MRP, окремий склад і окремий облік замовлень — це три місця, де артикул може бути записаний по-різному, і ви знову звіряєте таблиці.
Є ще одна проста міра: скільки людей торкаються даних. Коли виробництво, склад і продажі веде одна людина, їй легко тримати все в голові й у таблиці. Коли їх троє чи четверо, кожен потребує власної частини: комірник бачить склад, технолог — рецептури, менеджер — замовлення. Саме тоді спільна програма окупається, бо перестає залежати від пам’яті окремої людини.
Коли вам не потрібне ні те, ні інше
Часто таблиці достатньо. Якщо ви робите до десяти різних виробів, матеріали в них майже не повторюються, замовлень кілька на тиждень, а запас ви бачите оком, програма додасть більше роботи, ніж заощадить. Те саме, якщо ви майже нічого не купуєте у постачальників, а виріб складається з одного матеріалу.
Час змінювати підхід, коли ви двічі за квартал зупиняли роботу через нестачу матеріалу, коли не можете сказати, яка в одиниці виробу справжня собівартість, або коли замовлення починають приходити з кількох каналів.
Як вибрати
- Випишіть, що ви зараз робите руками: рахуєте потребу, звіряєте залишки, складаєте рахунки, рахуєте собівартість.
- Позначте, що з цього болить найбільше. Це й є ваше першочергове завдання.
- Перевірте, чи програма враховує відходи й строк поставки, а не лише кількість.
- Перевірте, чи вона працює з вашими одиницями: кілограми, літри, штуки, метри.
- Якщо у вас є партії, терміни придатності або ризик відкликання, запитайте, чи можна простежити партію від сировини до покупця.
- Запитайте, скільки людей можуть працювати одночасно й чи бачить кожен лише свою частину.
- Запитайте, як вийти: чи можна забрати всі дані у таблиці.
Перелік перед стартом
- Для кожного виробу я знаю, що в ньому й скільки, і чи є відходи.
- Я знаю, скільки днів іде кожна поставка.
- Я порахував залишки на полицях і знаю, скільки вони коштували.
- Я знаю, хто вводитиме дані щодня.
- Я вибрав одне завдання, з якого починаю.
Як почати без великого проєкту
- Крок 1. Оберіть один бестселер і запишіть його рецептуру: матеріали, кількості, відходи, час роботи.
- Крок 2. Введіть залишки матеріалів на сьогодні з їхньою вартістю. Це початкова точка, від якої все рахується далі.
- Крок 3. Подивіться, яку собівартість програма показує для виробу, і порівняйте з тим, що ви думали. Розбіжність — найцінніше, що ви дізнаєтеся.
- Крок 4. Додайте решту виробів по одному. Після кожного звіряйте з реальністю.
- Крок 5. Лише потім підключайте замовлення, закупівлі й документи.
Помилка, яку роблять найчастіше, — починати з усього одразу. Через місяць дані застаріли, і програму кидають. Краще вести одне невелике коло без помилок, ніж велике із прогалинами.
Де тут Keelvy
Keelvy поєднує обидві частини для невеликих виробників. Рецептура враховує відходи й роботи за погодинною ставкою; план закупівель іде вперед по днях з урахуванням того, що вже замовлено й що забере виробництво, і показує останній день, коли треба замовити; підтвердження замовлення резервує склад, а нестачу передає у виробництво. Витрати на доставку й мито розподіляються на собівартість. Рахунки Keelvy передає вашій програмі обліку: він не веде бухгалтерію й не подає податків. Докладніше — Keelvy як ERP і планування виробництва.
Keelvy як ERP
Подивіться, як це працює в Keelvy.